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26 Gennaio 2009

Dire, fare, delegare

Abbiamo visto nella presentazione di Inbox Zero che uno delle possibili azioni che si possono scegliere per un messaggio di posta elettronica o un altro elemento che entra nella nostra vita è quello della "delega". Qualche piccolo accorgimento può aiutare a ridurre notevolmente il proprio carico di lavoro e la confusione nella propria Inbox, e al tempo stesso migliorare anche la qualità del lavoro stesso.

La gran parte di noi infatti non lavora in solitudine ma fa parte di aziende più o meno grandi e più o meno organizzate, e anche quando non è ufficialmente parte di un'organizzazione (perché è un consulente, un creativo, un libero professionista) si trova a lavorare con altre persone in team temporanei o legati a un singolo progetto. La nascita di sistemi di lavoro sempre più flessibili e "a rete" non riduce la necessità della divisione del lavoro ma anzi rende spesso più difficile la comunicazione; quando richieste di azioni da compiere arrivano attraverso mailing list o comunicazioni informali, è spesso difficile che la richiesta giunga subito nelle mani della persona più indicata.

Ecco quindi che si deve intendere la domanda che abbiamo indicato parlando di Inbox Zero, “Sono io la persona che deve compiere quest'azione?” non come una possibilità di "sfangare" un compito ma piuttosto come una lucida analisi della propria posizione all'interno di una gerarchia d'ufficio o di un team. Se ho una segretaria che si occupa di organizzare i viaggi aziendali e l'agenda, non è meglio rispedire la mail che chiede la data migliore per una riunione? Se le decisioni strategiche vengono assunte da un superiore diretto, non è più opportuna inoltrargli un messaggio che chieda in quale ordine verranno fatti certi lavori? In un team di sviluppo non è più opportuno rimandare o almeno condividere i commenti su un pezzo di software scritto da un collega?

In questo modo, la comunicazione arriva naturalmente alla persona più indicata per gestire l'operazione. Ci sono anche dei piccoli "trucchi", tra buona educazione e buonsenso, che aiutano questa pratica, ad esempio si può aggiungere un proprio commento anche di poche parole in cui si spiega perché è opportuna che l'altra persona si occupi della questione (c'è da dire che purtroppo per questa pratica l'uso del top quoting in cui tutto il messaggio inoltrato viene citato è spesso utile). Inoltre se la richiesta è veramente importante, è buona norma tenere traccia dei messaggi rimandati a un collega in modo da sapere se l'operazione - che era stata chiesta a noi in prima battuta - è stata effettivamente portata a termine. Questa lista di compiti delegati si può controllare a fine giornata o durante la review settimanale, con possibilità di sollecitare.

Eccoci pronti a scaricare con metodo e precisione tutte le richieste che non ci competono, sentendosi pure nel giusto! Meglio di così…

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