7 Gennaio 2009

La terra mitica chiamata Inbox Zero

• scritto da Alessio Bragadini
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Parlando di Getting Things Done (GTD), uno degli aspetti più dibattuti negli ultimi tempi è stato quello della Inbox Zero, il movimento per tenere “pulita” la propria casella di posta in modo da essere efficienti. Inbox Zero è stato così così battezzato sul famoso sito 43 Folders di Merlin Mann e ha una sua forza autonoma, ma al tempo stesso ha radici nella GTD e in altri metodi di produttività.

L'idea di Inbox è indissolubilmente legata alla posta elettronica, e per molti dei geek si tratta della principale forma di informazioni in ingresso, ma per la GTD espandiamo l'idea di Inbox a tutti quei mezzi che ci mandano nuove sollecitazioni e idee a cui dobbiamo rispondere ed eventualmente decidere se trasformare in cose da fare oppure no. In questo, la gestione degli input è fondamentale: vediamo quindi cosa si nasconde dietro l'idea di Inbox Zero.

La GTD chiama Inbox collettivamente i vari strumenti su cui appunto riceviamo informazioni in ingresso, sia di natura lavorativa che personale: la loro natura varia a seconda del lavoro e dello stile delle persone, e anche del periodo storico. Per chi fa un lavoro tecnico ormai gran parte delle informazioni arrivano via email, mentre lavori più formali possono vedere la tradizionale posta cartacea, documenti interni all'azienda, il voicemail (più diffuso in America che da noi) o al contrario i minimali SMS che però spesso portano importanti informazioni. Da non sottovalutare appunti sparsi, piccole note scritte sui “foglietti volanti” e altri strumenti scelti per ricordarsi le cose. La GTD suggerisce di gettare tutto questo materiale in una “scatola” – che può essere una vera e propria scatola da scarpe, o i classificatori per posta in ingresso o addirittura il piano nudo della scrivania: basta poi pulirlo!

Tutti questi tipi di raccoglitori sono le parti di quello che chiamiamo Inbox, ad esempio io ho senz'altro la posta elettronica, poi un po' di posta cartacea (bollette, inviti, eccetera), gli SMS sul cellulare e le brevi note che prendo su foglietti volanti durante le riunioni o anche solo quando mi viene in mente qualcosa. Ritirando il bucato mi ricordo che bisogna comprare il detersivo? Questo viene scritto in un foglietto che viene gettato nella “scatola” della Inbox fisica. Ovviamente la Inbox, sia nella parte fisica che in quella virtuale, poi va svuotata e ogni elemento processato e questo va fatto il prima possibile – anche se la strategia migliore può essere quella di prendersela con un po' di calma e dedicare un tempo ben definito e cadenzato per processare una e una sola volta ogni oggetto trovato.

Possiamo allora guardare più nel dettaglio il metodo suggerito da David Allen nel suo libro e poi spiegato nei particolari da Merlin Mann con particolare riguardo alla posta elettronica, sapendo che si applicherà nello stesso modo anche ad altri aspetti della propria Inbox. La vera e unica regola è quella che ogni elemento della Inbox va processato una e una sola volta, possibilmente in ordine dal più vecchio al più recente o viceversa (Allen stesso suggerisce di partire con il più recente per l'email, perché spesso un messaggio successivo ha già le risposte necessarie) e per ogni elemento si deve decidere cosa farne senza rimetterlo nella Inbox. Gli accaniti fruitori di posta elettronica che affogano in caselle ripiene di ogni sorta di comunicazione avranno subito visto una differenza con l'abitudine di cercare qualcosa di “interessante”, leggere mezzo messaggio, decidere di ritornarci, e così via…

Ovviamente questo può essere ben chiaro, se non che bisogna capire come si può processare vaste quantità di posta, e soprattutto che cosa si nasconde dietro il “decidere cosa fare” di un messaggio. Ecco che il metodo insegna che per ogni messaggio, preso uno alla volta, bisogna porsi queste domande:

• Questo messaggio porta con sé un'azione da compiere?
• Sono io la persona che deve compiere quest'azione?
• Questa azione può venire fatta in meno di due minuti?

Queste domande, e le loro risposte, creano i passi per gestire il messaggio in ingresso.

Questo messaggio porta con sé un'azione da compiere?

È una richiesta di un'operazione o solo un messaggio informativo? Nel secondo caso, l'unica destinazione per il messaggio è quella dell'archivio se si pensa che il messaggio possa tornare utile in futuro come memoria storica oppure, e meglio, quella del cestino!

Sono io la persona che deve compiere quest'azione?

Se il messaggio porta con sé un'effettiva operazione da compiere, spesso però la persona incaricata o più adatta è un collaboratore o in ambienti di lavoro strutturati un dipendente o anche al contrario il proprio superiore; in tutti questi casi l'azione migliore è quella di rimandare il messaggio alla persona adatta, solitamente aggiungendo un commento. Molto spesso è utile tenere traccia di come e se queste persone abbiano effettivamente risolto il problema.

Questa azione può venire fatta in meno di due minuti?

Siamo al caso meno felice: effettivamente il messaggio contiene un'azione da compiere, ed effettivamente tocca a noi. Può essere una bolletta da pagare, un bug software da risolvere o semplicemente un messaggio a cui è necessario rispondere adeguatamente. L'ultima domanda che ci dobbiamo porre è se questa azione ci impiegherà meno di due minuti di tempo: due minuti sembrano un tempo molto breve, ed effettivamente lo sono più di quel che si creda; e ugualmente più cose si possono fare in due minuti di quel che si pensi. Se l'azione si può completare in meno di due minuti (rapida risposta a una mail, modifica di un parametro su un sistema, una firma, un timbro) farla subito, altrimenti spostarla nella lista delle cose da fare.

Spostarla qui è la parola chiave, cosa diversa dal lasciare il messaggio “vivacchiare” nella Inbox fino a tempi migliori, facendolo di nuovo cadere dinanzi agli occhi ogni volta che nuovi messaggi arrivano. Il messaggio va invece messo in una struttura separata (per la posta elettronica molto spesso è semplicemente un folder, magari una label nel caso di Gmail) in cui stiano tutti e soli i messaggi a cui serve rispondere o dedicare del tempo produttivo. La Inbox si riempirà solo di messaggi futuri a cui dedicare lo stesso trattamento.

Ecco che dedicando periodi precisi e ben cadenzati alla gestione della propria Inbox, si arriverà a quello stato mitico noto come Inbox Zero! La critica più evidente a tutto ciò è che si tratti solo di un'operazione cosmetica, e che i problemi vengano spostati da una mitologica Inbox a una ancora più mitologica “To Do List”: questo è vero fino a un certo punto, visto che in nessun caso la GTD (o qualsiasi altra metodologia seria) pretende di far scomparire le cose da fare ma solo di organizzarle e di dare strumenti per distinguere chiaramente quello che resta per fare avanzare i propri progetti. Inbox Zero è un primo passo verso l'organizzazione, ma un passo fondamentale.