Tra il dire e il fare

Paolo Trentini e i suoi consigli per "mettersi in proprio"

2009-09-30T13:07:40Z

Mettiti in proprio - senza soldi (sottotitolo "è un peccato non farlo") è il titolo di un nuovo libro e del sito Internet di Paolo Trentini, una volta dipendente e ora libero professionista come consulente aziendale che insegna come sfruttare le proprie qualità per avvicinarsi al mondo dell’imprenditoria.

Strutturato in modo da descrivere sia gli aspetti tecnici che motivazionali, il libro affronta l’argomento del fare impresa analizzando le caratteristiche che identificano l’imprenditore, le azioni concrete da compiere nella fase iniziale di apertura di un’attività assieme alla giusta carica motivazionale. È un manuale su come muovere i primi passi per intraprendere il lavoro autonomo in modo consapevole, produttivo, ed efficace. Il testo è corredato inoltre da esempi e testimonianze di persone che hanno vissuto questo tipo di percorso verso l’affermazione professionale.

Paolo Trentini parteciperà domenica 4 ottobre al ToDoCamp di Riva del Garda per raccontare della sua esperienza personale, delle sue "tecniche" e anche delle molte storie di successo che ha incontrato nella nuova professione. Un ruolo di coach abbastanza inusuale per l’Italia ma diffuso negli Stati Uniti, a partire da Tony Robbins, uno degli ispiratori di Trentini.

Il segreto di David Pogue

2009-09-27T17:11:09Z

David Pogue è uno dei più seguiti giornalisti tecnologici americani, e anche uno dei più prolifici tra rubriche sui giornali, video e libri didattici (i famosi Missing Manuals); così prolifico in effetti che di recente ha generato una discussione sui suoi possibili conflitti di interesse quando recensisce nuovi prodotti su cui poi scrive libri. Ma a noi in questo momento incuriosisce di più capire dove trova il tempo di produrre così tanto materiale, considerando anche gli spostamenti tra una conferenza e l'altra.

È stato lo stesso Pogue a raccontare alcuni aspetti dei suoi "trucchi" in una delle sue rubriche sul New York Times intitolata a buon diritto "Svelati i segreti di produttività di David Pogue": il giornalista americano elenca alcuni aspetti del suo stile di lavoro, che vanno da scelte fondamentali (lavora da casa e non fa, come molti americani, il commute verso l'ufficio che può portare via anche tre o quattro ore ogni giorno) a piccoli accorgimenti come un software che consente di espandere automaticamente le sigle usate per le parole usate più di frequente mentre si scrive alla tastiera.

]]> Altre tecniche abitualmente usate da Pogue includono l'uso di un dittafono per poter registrare in ogni situazione pezzi delle sue rubriche o dei suoi libri da riversare successivamente, l'uso di un software per "indirizzi" che in realtà può contenere ogni sorta di appunto da recuperare in futuro (quello usato è iData 3) e un programma per l'agenda che condivide con moglie e figli. Il laptop è la sua macchina principale e unica, e viaggia con lui sempre per tenerlo online anche nei pochi minuti di vuoto mentre è in fila al check-in.

Interessante la scelta di non utilizzare tecniche come quella di Inbox Zero per tenere pulita la propria casella di posta elettronica, ma anzi usa la Inbox come lista delle cose da fare; è fortunato che per lui funzioni bene…

Ma soprattutto Pogue riconosce che il suo "trucco" migliore è avere la moglie al suo fianco che si prende cura di tutte le incombenze pratiche, dalle bollette alle prenotazioni aeree, al pagamento delle tasse. E credo che possiamo essere d'accordo che è uno dei migliori trucchi di produttività possibile!

ToDoCamp a Riva del Garda

2009-09-24T15:47:50Z

È con molto piacere che annuncio il primo BarCamp italiano dedicato ai temi della produttività individuale, ai metodi e strumenti migliori per lavorare e vivere ma anche perché no alla chiacchiera informale su cosa significa essere attivi all'inizio del XXI secolo. Il ToDoCamp si svolgerà all'interno del grande contenitore della BlogFest 2009 a Riva del Garda: la BlogFest andrà in scena da venerdì 2 a domenica 4 ottobre, e il nostro camp è in programma per domenica 4 dalle 10 alle 14 in piazza Battisti.

Naturalmente, come per tutti i BarCamp l'ingresso è gratuito senza obbligo di prenotazione (ma potete segnarvi in anticipo sul wiki): il BarCamp è una "non-conferenza" tematica, nata dal desiderio delle persone di condividere e apprendere nozioni in un ambiente libero e aperto al confronto. È un evento intenso con discussioni, dimostrazioni e molta interazione tra i partecipanti. Ognuno è benvenuto, ognuno può proporsi con un intervento indicandolo in anticipo sul wiki ufficiale oppure semplicemente proponendolo a inizio giornata. Potete anche iscrivervi o proporre temi sull'evento Facebook dedicato.

Oltre agli interventi veri e propri, mi farebbe piacere avere uno scambio di opinioni riguardo ai piccoli trucchi che ognuno usa nella propria vita quotidiana, a quali gadget hanno semplificato la vita (oppure no) e a tutto quello che può venire in mente!

Per sapere come arrivare, per alloggi e altro visita il sito ufficiale della BlogFest o il wiki BarCampBlogFest2009. Un ringraziamento agli amici organizzatori della BlogFest per rendere tutto questo possibile.

Non lavorate oggi

2009-08-31T07:15:35Z

È veramente l'inizio di un anno nuovo, perché anche se il calendario ufficiale inizia dal 1° gennaio è con la fine dell'estate e il ritorno (per tutti o per molti) dalle vacanze che un nuovo ciclo inizia: per tutti quelli che hanno figli o che insegnano l'inizio delle scuole marcherà poi il confine definitivo. Certo quest'anno non abbiamo a differenza dell'anno scorso una data quadrata e terribile come lunedì 1° settembre, ma comunque questo lunedì 31 agosto 2009 sembra un giorno "in prestito" prima che domani le agende si aprano sul mese di settembre e su tutto quello che rappresenta.

Come fare per non farsi schiacciare dal ritorno al lavoro, ma anzi utilizzare l'inizio della nuova stagione per ripartire con più efficacia e organizzazione? Il consiglio è di non tentare oggi di lavorare ma di usare la giornata per fare pulizia e pianificare.

]]> Ovviamente bisogna intendersi sul significato di "lavoro": se usciamo dalla provocazione, questo lunedì non sembra il giorno indicato per scrivere, implementare, mettere mano a nuovi progetti (tutto quello che comunemente viene indicato come "vero lavoro") ma piuttosto per verificare lo stato dei progetti lasciati prima dell'estate, i rapporti con i colleghi, i collaboratori e i clienti, i propri desideri e le priorità per le settimane a venire: cose che non vengono considerate ugualmente attività di lavoro ma che invece sono forse ancora più importanti ai termini della produttività.

Ecco quindi il consiglio di Tra il dire e il fare (e nel nostro piccolo anche noi dobbiamo ripartire dopo un'estate di pigrizia…): oggi dedicatevi a processare, messaggio dopo messaggio, tutta la posta accumulata puntando alla Inbox Zero (potete usare i nostri suggerimenti). Serviranno probabilmente un paio o più d'ore, a seconda della quantità di messaggi che normalmente ricevete, e quindi segnate le ore sulla vostra agenda come un "appuntamento con voi stessi". Alla fine, sentirete di essere tornati perfettamente in sintonia con i vostri messaggi e pronti a ricominciare!

L'altra operazione che potete fare in questi giorni è contattare colleghi e collaboratori (con calma, anche loro saranno sulla stessa barca!) e fare insieme ai saluti anche un breve punto su necessità e progetti per le settimane a venire: un semplice accorgimento che può risparmiare ore e ore di lavoro inutile nei prossimi giorni. E per finire, sorta di ciliegina sulla torta, sedetevi da soli e magari con davanti un blocco note (elettronico o vecchio stile) e mettete per iscritto le priorità e i problemi che dovrete affrontare nella prima fase del ritorno al lavoro. E poi ricominciare a testa bassa ad affrontare i progetti che avete ben chiari nella vostra mente.

Buon ritorno! Come sarà per voi il 1° settembre?

Tra il prenotare e il viaggiare

2009-05-29T08:40:16Z

La scelta di siti web (sociali o "normali") per aiutare nella lista di cose da fare e nell'organizzazione delle proprie attività è vastissima, e varia da quelli generali per gestire le proprie liste di cose da fare a quelli più specifici e destinati a un compito preciso. Con l'arrivo del lungo ponte del 2 giugno possiamo guardare uno dei più affermati tra quelli di questo secondo tipo, il sito per viaggiatori TripIt.

TripIt consente, come altri siti social, di condividere i propri itinerari di viaggio con amici e in questo modo di essere sempre al corrente dei loro spostamenti (come dire, non è amico di chi tiene molto alla propria privacy) ed eventualmente di organizzare viaggi in comune; ma la particolarità e la cosa forse più utile di questo sito è quella di consentire l'inserimento di tutti i dettagli dei propri viaggi e in molti casi di farlo automaticamente a partire dalle prenotazioni di alberghi, aerei, treni.

]]>

Sul proprio progetto di viaggio si possono inserire le informazioni riguardo al volo prenotato, il codice, il posto assegnato, numeri di telefono da contattare eccetera, e ripetere questo per ogni "segmento" del proprio itinerario: qualcosa di molto simile ai famigerati fogli o cartellette fornite da agenzie di viaggio e tour operator quando si parte. Ecco allora che il primo uso di TripIt è quello di aggregare in un unico luogo tutte queste informazioni, che poi possono venire stampate ma anche consultate online e condivise con gli altri partecipanti o collaboratori. Basterebbe solo questo per renderlo indispensabile per chi ha una segreteria con cui organizzare i viaggi, o amici che hanno bisogno dei dettagli del volo per venirvi a prendere in aeroporto. TripIt poi aggiunge sulla pagina informazioni sul meteo, sulla città e anche (come ci si può aspettare) link pubblicitari mirati come il noleggio auto nella città verso cui viaggiamo.

Ovviamente questi dati possono venire anche esportati: feed RSS ma anche calendari a cui ci si può iscrivere dai popolari software come Outlook, iCal o Google Calendar per avere sempre a portata di mano i propri progetti di viaggio o quelli di amici e collaboratori. E per finire, una neonata applicazione per iPhone che consente di visualizzare questi dati anche in mobilità, che banalmente significa in coda al terminal o quando serve un numero da contattare per rifare la prenotazione usando codici lunghissimi.

Ma la cosa più bella, e per me la killer feature di TripIt, è la possibilità di spedire direttamente a un indirizzo mail presso il sito i messaggi di risposta che arrivano dopo una prenotazione online con le linee aeree o altri servizi: se provengono da uno dei fornitori supportati allora TripIt estrarrà tutte le informazioni importanti dall'email creando per noi un itinerario senza bisogno di ricopiare e senza possibilità di errori. Funziona anche con la nostra cara Trenitalia!

Buon viaggio allora!

Com'è la vostra routine quotidiana?

2009-05-25T09:08:33Z

Uno dei problemi maggiori per chi lavora con progetti diversi o addirittura per clienti diversi (come capita a tanti freelance) è quello di organizzare la giornata lavorativa per non perdersi tra mille piccole cose senza completare nessuno dei task principali. La cosa diventa ancora più difficile quando non si lavora in un ufficio vero e proprio ma in mobilità, o da casa. Per non parlare di Internet con le mille distrazioni, i social network e anche i blog come questo!

]]> Come fare a difendersi da queste distrazioni e dalla mancanza di struttura del proprio lavoro è una delle sfide principali per la produttività individuale, senza peraltro trasformare la libertà di organizzazione del lavoro (che resta un valore e molto spesso fonte di ispirazione) in una catena di montaggio moderna. Le soluzioni sono moltissime e dipendono dallo stile personale e anche dalle metodologia adottata, ad esempio la GTD lascia molto alla "improvvisazione" del momento, mentre il metodo proposto dal sistemista Thomas Limoncelli di cui parleremo presto si basa su una lista quotidiana di cose che vengono scritte la mattina e cancellate man mano che si riesce a completarle.

Oppure si può procedere per blocchi di tempo come in questa immagine: le attività più dispendiose e potenzialmente "pericolose" per la produttività vengono relegate in orari specifici in modo da non debordare a scapito del vero lavoro. Certo "Browse the Internet" per solo un quarto d'ora al giorno pare essere una costrizione terribile…

E voi, avete una tabella di marcia che vi guidi durante la giornata lavorativa? Riuscite davvero a rispettarla o siete contenti se fate una parte delle cose che vi proponevate?

Quando le energie non sono infinite

2009-05-19T21:29:51Z

Sembra strano un silenzio di mesi per un blog che vorrebbe parlare di trucchi e metodi per la produttività! Eppure fin dall'inizio abbiamo cercato di parlare di produttività non come un totem ma come uno strumento utile, quasi "difensivo", per gestire i mille progetti in cui si divide la nostra vita, lavorativa e no. E pure da una mancanza di nuovi contenuti possiamo trarre un'interessante riflessione.

]]> Negli ultimi mesi la quantità di lavoro sulla mia scrivania (virtuale) è molto aumentata e così il tempo per scrivere su Tra il dire e il fare è diminuito fino allo zero. Sembrerebbe una secca sconfitta per i metodi di organizzazione dell'attività, l'impossibilità di mantenere aperti molti progetti contemporaneamente.

In realtà tutti i metodi, come ad esempio la GTD, non promettono miracoli ma semplicemente la consapevolezza del proprio lavoro, dei propri obiettivi, della lista di azioni ancora da fare. Permette di prendere con obiettività le decisioni su cosa privilegiare e cosa accantonare – perché le ore nella giornata sono limitate, e le energie ancora di più! D'altro canto uno dei nostri numi tutelari, Merlin Mann di 43 Folders, ha coniato il motto "onora la tua energia" e la tua capacità di lavorare.

Ecco quindi che a fronte di altri impegni poco alla volta, e specialmente durante la review settimanale, si compie la decisione di posporre (e posporre, e posporre…) l'occasione di scrivere sul blog. Ma ora vogliamo correggere!

A presto allora…

Foto Stacks, Life As Art/Flickr

Dire, fare, delegare

2009-01-26T09:40:47Z

Abbiamo visto nella presentazione di Inbox Zero che uno delle possibili azioni che si possono scegliere per un messaggio di posta elettronica o un altro elemento che entra nella nostra vita è quello della "delega". Qualche piccolo accorgimento può aiutare a ridurre notevolmente il proprio carico di lavoro e la confusione nella propria Inbox, e al tempo stesso migliorare anche la qualità del lavoro stesso.

La gran parte di noi infatti non lavora in solitudine ma fa parte di aziende più o meno grandi e più o meno organizzate, e anche quando non è ufficialmente parte di un'organizzazione (perché è un consulente, un creativo, un libero professionista) si trova a lavorare con altre persone in team temporanei o legati a un singolo progetto. La nascita di sistemi di lavoro sempre più flessibili e "a rete" non riduce la necessità della divisione del lavoro ma anzi rende spesso più difficile la comunicazione; quando richieste di azioni da compiere arrivano attraverso mailing list o comunicazioni informali, è spesso difficile che la richiesta giunga subito nelle mani della persona più indicata.

]]> Ecco quindi che si deve intendere la domanda che abbiamo indicato parlando di Inbox Zero, “Sono io la persona che deve compiere quest'azione?” non come una possibilità di "sfangare" un compito ma piuttosto come una lucida analisi della propria posizione all'interno di una gerarchia d'ufficio o di un team. Se ho una segretaria che si occupa di organizzare i viaggi aziendali e l'agenda, non è meglio rispedire la mail che chiede la data migliore per una riunione? Se le decisioni strategiche vengono assunte da un superiore diretto, non è più opportuna inoltrargli un messaggio che chieda in quale ordine verranno fatti certi lavori? In un team di sviluppo non è più opportuno rimandare o almeno condividere i commenti su un pezzo di software scritto da un collega?

In questo modo, la comunicazione arriva naturalmente alla persona più indicata per gestire l'operazione. Ci sono anche dei piccoli "trucchi", tra buona educazione e buonsenso, che aiutano questa pratica, ad esempio si può aggiungere un proprio commento anche di poche parole in cui si spiega perché è opportuna che l'altra persona si occupi della questione (c'è da dire che purtroppo per questa pratica l'uso del top quoting in cui tutto il messaggio inoltrato viene citato è spesso utile). Inoltre se la richiesta è veramente importante, è buona norma tenere traccia dei messaggi rimandati a un collega in modo da sapere se l'operazione - che era stata chiesta a noi in prima battuta - è stata effettivamente portata a termine. Questa lista di compiti delegati si può controllare a fine giornata o durante la review settimanale, con possibilità di sollecitare.

Eccoci pronti a scaricare con metodo e precisione tutte le richieste che non ci competono, sentendosi pure nel giusto! Meglio di così…

Photo E Cashell/Flickr

Fatevi furbi! (Get S.M.A.R.T.)

2009-01-18T16:12:18Z

Con l'arrivo dell'anno nuovo quasi tutti noi abbiamo fatto buoni propositi per il 2009, propositi che molto spesso non arrivano a compimento e che vengono accantonati già nei primi mesi! Cosa possiamo fare per darci propositi che possano effettivamente avere successo e superare la prova dei prossimi dodici mesi?

Dal blog di Traineo, un sito destinato a tenere traccia dei progressi nell'allenamento e nella perdita di peso, viene un'interessante osservazione e una buona regola da osservare. Gli obiettivi che ci prefiggiamo dovrebbero essere SMART che oltre a significare "furbo" in inglese è anche un acronimo per Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-boxed. Cinque caratteristiche che trasformano un'idea e un desiderio generico in un progetto vero e proprio che è possibile realizzare. Vediamo nel dettaglio, cercando di dare una traduzione in italiano.

]]> L'obiettivo dev'essere specifico (specific) ovvero deve rappresentare un vero e proprio traguardo da raggiungere e non un desiderio generale: meglio mettere per iscritto che si vuole evitare di prolungare il lavoro alla sera e nei fine settimana invece di un generico desiderio di "lavorare meno".

L'obiettivo dev'essere misurabile (measurable) in modo da dare la sensazione di una linea del traguardo da raggiungere e superare: un classico il peso-forma entro cui rientrare, oppure una precisa cifra da ottenere come aumento in caso si vada a cercare un nuovo lavoro.

Non va sottovalutato il fatto che l'obiettivo debba essere raggiungibile (attainable) ovvero che sia al limite ma sempre all'interno delle vostre realistiche possibilità. Mi piacerebbe darmi come obiettivo quello di correre la Maratona di New York, ma per quanta buona volontà e allenamento ci possa mettere sono sicuro che non sarebbe alla mia portata (ma magari la Stramilano sì…)

Il vostro obiettivo dovrebbe essere realmente importante per voi (relevant), in modo da rappresentare qualcosa per cui valga la pena impegnarsi; molto spesso a inizio di un nuovo progetto è utile indicare per iscritto o nel proprio sistema il chiaro obiettivo che si vuole raggiungere e come questo si ponga con il resto degli altri progetti.

Per finire, dev'essere limitato nel tempo (time-boxed) per evitare di essere trascinato all'infinito in caso non vada a buon fine: meglio darsi una scadenza e decidere a quel punto se l'obiettivo è stato raggiunto o meno.

Riassumendo, dobbiamo cercare di darci obiettivi raggiungibili che siano importanti per noi e specifici nel loro risultato; risultato misurabile da ottenere in un periodo di tempo limitato in modo da avere evidente, allo scadere di questo periodo, se il progetto è stato completato oppure no. E buoni propositi per l'anno nuovo!

Foto your brain on lithium/Flickr

Twitter e newsletter

2009-01-12T08:33:06Z

Per restare sempre in contatto con le novità sul sito abbiamo aggiunto un account Twitter dove posteremo notizie, suggerimenti "in tempo reale" e qualche link interessante da leggere.

È inoltre disponibile la newsletter del sito, che promettiamo di spedire agli iscritti una e una sola volta al mese! Conterrà il riassunto dei principali articoli del blog, le novità e le segnalazioni.

Perché parliamo di produttività

2009-01-11T18:40:34Z

Sembra di cattivo auspicio iniziare una conversazione su un nuovo blog "mettendo le mani avanti" sul motivo che si spinge ad appassionarci a questi temi, ma probabilmente è necessario per sgombrare il campo da dubbi e anche per allargare la conversazione stessa. Molto spesso le tecniche e i "trucchi" di produttività vengono guardati con scetticismo e pure con sospetto, non solo per la paura che non funzionino - parenti di diete e oroscopi - ma anche perché sembrano essere l'ennesima moda che spinga a lavorare di più, a correre senza fermarsi sulla ruota del criceto.

Dobbiamo allora dirlo: prima ancora che "roba da fanatici" la GTD e le tecniche simili sono "roba da pigri"! E se non è la pigrizia, è comunque la consapevolezza che bisogna difendersi dall'eccesso di distrazioni e di comunicazioni che ci piovono addosso nella nostra vita lavorativa e non solo. Se vogliamo "essere produttivi" è proprio perché speriamo di tenere sotto controllo le mille cose che dobbiamo fare per l'ufficio, la famiglia e la burocrazia, e salvare un po' di tempo per portare avanti i progetti a cui teniamo di più, l'avanzamento di carriera, o anche il tempo libero - ma libero veramente.

]]> Un esempio l'abbiamo nel post in cui abbiamo introdotto il concetto di Inbox Zero: la severità con cui si processa la posta elettronica e le altre comunicazioni "in ingresso" ha sotto sotto una caratteristica principale: sperare che poche, pochissime di quelle comunicazioni siano davvero da lavorare, e che la maggior parte siano inutili, da archiviare, o meglio ancora da rimandare (a ragion veduta) a colleghi e collaboratori. Inbox Zero è una tecnica difensiva! Ugualmente le tecniche di riassunti settimanali usate da molti metodi sono un modo per avere un quadro complessivo dei propri impegni e decidere a ragion veduta cosa privilegiare e cosa spostare o sacrificare.

David Allen, l'autore della metodogia GTD, raramente si lascia andare a metafore "orientali", ma fa un'eccezione con quella della "mente come l'acqua": significa che come l'acqua di uno stagno si sposta a seconda della dimensione del sasso che ci gettiamo dentro (poco per un sassolino, molto di più per una pesante pietra) così la nostra reazione dovrebbe essere proporzionale agli imprevisti e agli impegni che ci capitano, senza mettersi le mani nei capelli grazie al fatto di avere un'idea precisa di cosa c'è da fare. E quando c'è da scegliere se fare questo o quest'altro si può preferire la cosa più importante in quel momento sapendo che il resto è sotto controllo oppure si può scegliere di fare, se possibile, nulla.

La terra mitica chiamata Inbox Zero

2009-01-07T17:26:33Z

Parlando di Getting Things Done (GTD), uno degli aspetti più dibattuti negli ultimi tempi è stato quello della Inbox Zero, il movimento per tenere “pulita” la propria casella di posta in modo da essere efficienti. Inbox Zero è stato così così battezzato sul famoso sito 43 Folders di Merlin Mann e ha una sua forza autonoma, ma al tempo stesso ha radici nella GTD e in altri metodi di produttività.

L'idea di Inbox è indissolubilmente legata alla posta elettronica, e per molti dei geek si tratta della principale forma di informazioni in ingresso, ma per la GTD espandiamo l'idea di Inbox a tutti quei mezzi che ci mandano nuove sollecitazioni e idee a cui dobbiamo rispondere ed eventualmente decidere se trasformare in cose da fare oppure no. In questo, la gestione degli input è fondamentale: vediamo quindi cosa si nasconde dietro l'idea di Inbox Zero.

]]> La GTD chiama Inbox collettivamente i vari strumenti su cui appunto riceviamo informazioni in ingresso, sia di natura lavorativa che personale: la loro natura varia a seconda del lavoro e dello stile delle persone, e anche del periodo storico. Per chi fa un lavoro tecnico ormai gran parte delle informazioni arrivano via email, mentre lavori più formali possono vedere la tradizionale posta cartacea, documenti interni all'azienda, il voicemail (più diffuso in America che da noi) o al contrario i minimali SMS che però spesso portano importanti informazioni. Da non sottovalutare appunti sparsi, piccole note scritte sui “foglietti volanti” e altri strumenti scelti per ricordarsi le cose. La GTD suggerisce di gettare tutto questo materiale in una “scatola” – che può essere una vera e propria scatola da scarpe, o i classificatori per posta in ingresso o addirittura il piano nudo della scrivania: basta poi pulirlo!

Tutti questi tipi di raccoglitori sono le parti di quello che chiamiamo Inbox, ad esempio io ho senz'altro la posta elettronica, poi un po' di posta cartacea (bollette, inviti, eccetera), gli SMS sul cellulare e le brevi note che prendo su foglietti volanti durante le riunioni o anche solo quando mi viene in mente qualcosa. Ritirando il bucato mi ricordo che bisogna comprare il detersivo? Questo viene scritto in un foglietto che viene gettato nella “scatola” della Inbox fisica. Ovviamente la Inbox, sia nella parte fisica che in quella virtuale, poi va svuotata e ogni elemento processato e questo va fatto il prima possibile – anche se la strategia migliore può essere quella di prendersela con un po' di calma e dedicare un tempo ben definito e cadenzato per processare una e una sola volta ogni oggetto trovato.

Possiamo allora guardare più nel dettaglio il metodo suggerito da David Allen nel suo libro e poi spiegato nei particolari da Merlin Mann con particolare riguardo alla posta elettronica, sapendo che si applicherà nello stesso modo anche ad altri aspetti della propria Inbox. La vera e unica regola è quella che ogni elemento della Inbox va processato una e una sola volta, possibilmente in ordine dal più vecchio al più recente o viceversa (Allen stesso suggerisce di partire con il più recente per l'email, perché spesso un messaggio successivo ha già le risposte necessarie) e per ogni elemento si deve decidere cosa farne senza rimetterlo nella Inbox. Gli accaniti fruitori di posta elettronica che affogano in caselle ripiene di ogni sorta di comunicazione avranno subito visto una differenza con l'abitudine di cercare qualcosa di “interessante”, leggere mezzo messaggio, decidere di ritornarci, e così via…

Ovviamente questo può essere ben chiaro, se non che bisogna capire come si può processare vaste quantità di posta, e soprattutto che cosa si nasconde dietro il “decidere cosa fare” di un messaggio. Ecco che il metodo insegna che per ogni messaggio, preso uno alla volta, bisogna porsi queste domande:

Questo messaggio porta con sé un'azione da compiere?
Sono io la persona che deve compiere quest'azione?
Questa azione può venire fatta in meno di due minuti?

Queste domande, e le loro risposte, creano i passi per gestire il messaggio in ingresso.

Questo messaggio porta con sé un'azione da compiere?

È una richiesta di un'operazione o solo un messaggio informativo? Nel secondo caso, l'unica destinazione per il messaggio è quella dell'archivio se si pensa che il messaggio possa tornare utile in futuro come memoria storica oppure, e meglio, quella del cestino!

Sono io la persona che deve compiere quest'azione?

Se il messaggio porta con sé un'effettiva operazione da compiere, spesso però la persona incaricata o più adatta è un collaboratore o in ambienti di lavoro strutturati un dipendente o anche al contrario il proprio superiore; in tutti questi casi l'azione migliore è quella di rimandare il messaggio alla persona adatta, solitamente aggiungendo un commento. Molto spesso è utile tenere traccia di come e se queste persone abbiano effettivamente risolto il problema.

Questa azione può venire fatta in meno di due minuti?

Siamo al caso meno felice: effettivamente il messaggio contiene un'azione da compiere, ed effettivamente tocca a noi. Può essere una bolletta da pagare, un bug software da risolvere o semplicemente un messaggio a cui è necessario rispondere adeguatamente. L'ultima domanda che ci dobbiamo porre è se questa azione ci impiegherà meno di due minuti di tempo: due minuti sembrano un tempo molto breve, ed effettivamente lo sono più di quel che si creda; e ugualmente più cose si possono fare in due minuti di quel che si pensi. Se l'azione si può completare in meno di due minuti (rapida risposta a una mail, modifica di un parametro su un sistema, una firma, un timbro) farla subito, altrimenti spostarla nella lista delle cose da fare.

Spostarla qui è la parola chiave, cosa diversa dal lasciare il messaggio “vivacchiare” nella Inbox fino a tempi migliori, facendolo di nuovo cadere dinanzi agli occhi ogni volta che nuovi messaggi arrivano. Il messaggio va invece messo in una struttura separata (per la posta elettronica molto spesso è semplicemente un folder, magari una label nel caso di Gmail) in cui stiano tutti e soli i messaggi a cui serve rispondere o dedicare del tempo produttivo. La Inbox si riempirà solo di messaggi futuri a cui dedicare lo stesso trattamento.

Ecco che dedicando periodi precisi e ben cadenzati alla gestione della propria Inbox, si arriverà a quello stato mitico noto come Inbox Zero! La critica più evidente a tutto ciò è che si tratti solo di un'operazione cosmetica, e che i problemi vengano spostati da una mitologica Inbox a una ancora più mitologica “To Do List”: questo è vero fino a un certo punto, visto che in nessun caso la GTD (o qualsiasi altra metodologia seria) pretende di far scomparire le cose da fare ma solo di organizzarle e di dare strumenti per distinguere chiaramente quello che resta per fare avanzare i propri progetti. Inbox Zero è un primo passo verso l'organizzazione, ma un passo fondamentale.

Un'introduzione alla GTD

2009-01-02T16:28:24Z

Un paio d'anni fa mi sono avvicinato quasi per caso a un sistema di produttività personale chiamato Getting Things Done, in breve GTD: come altre idee e movimenti le promesse erano poco meno che rivoluzionarie (“lavorare meno per vincere lo stress e lavorare meglio”) e perciò mi ci sono avvicinato con la solita quantità di scetticismo. Nonostante questo, il metodo mi ha rapidamente attratto nelle sue spire e ora sono conquistato e cerco di utilizzarlo il più possibile per mettere ordine nella mia incasinata lista di cose da fare e perché no anche nella mia testa.

La GTD si potrebbe vedere come un sistema chiuso, onnicomprensivo, con delle regole certe da seguire. In realtà sotto la superficie si tratta di un insieme di raccomandazioni molto flessibili che possono essere adattate a diversi stili e tipi di lavoro individuali; credo anzi che la GTD debba venire coniugata secondo sensibilità personali, mantenendo però i capisaldi che ne fanno il sistema esistente. Questa è in un certo senso la sfida che viene posta a chiunque si metta a seguire e studiare la GTD, ed è il mio percorso degli ultimi due anni e mezzo; ho pensato allora di scrivere questa serie di post per sottolineare alcuni aspetti da me incontrati, senza necessariamente fare una trattazione da A a Z. Spero che possa essere di aiuto soprattutto per chi come me fa un lavoro di tipo tecnico, come consulente o freelance.

]]> Getting Things Done è il titolo del libro che ha codificato la metodologia, ed è il condensato di anni di lavoro come consulente aziendale da parte di David Allen, il padre della GTD a volte chiamato The David nei circoli dei fan - che esistono! Proprio perché prodotto a posteriori sulla base dell'esperienza sul campo, il libro resta la più chiara e semplice introduzione alla GTD: si tratta di un libretto agile che con molta chiarezza spiega prima in un modo e poi in un altro i cardini e i dettagli della metodologia,con rari voli pindarici di tipo psicoterapeutico o simili a rivelazioni mistiche di religioni orientali o finte new age.

In effetti la mia maggiore sorpresa alla prima lettura del libro fu la mancanza quasi totale di aspetti da self-help book sostituiti da commenti molto pratici legati a un ambiente produttivo e manageriale;anche l'immagine di Mr. Allen, più simile a quella di un direttore di filiale che a qualsiasi tipo di guru californiano, sembra confermare questa solidità d'approccio. Di più, la lettura del libro aveva indicato a me, persona che già si dibatteva con medio successo per organizzare il proprio lavoro, poche idee veramente nuove ma nuovi modi di guardare con più profondità e completezza ai metodi che mi ero auto-costruito. Insomma, Allen era un geek come noi e per questo gli ho dato fiducia, e come me ha affascinato negli ultimi tempi sempre più persone, e sempre più iniziative partono dalla GTD per sviluppare discorsi e idee, una su tutte il sito 43 Folders di Merlin Mann.

Partiamo con il definire cosa la GTD non è, e in un certo modo anche gli ambiti in cui il suo uso non è così utile. GTD non è un metodo che entri nello specifico di come fare un lavoro professionale o tecnico, e non è alla pari, ad esempio, di modelli di sviluppo software come eXtreme Programming o altri: in effetti un programmatore che viva il proprio tempo lavorativo in un team con metodi Scrum o XP o al contrario in una grossa struttura di tipo CED avrà in un modo o nell'altro le proprie priorità e progetti definite altrove e non necessiterà di una disciplina personale, mentre magari il sistemista al suo fianco dovrà lottare con progetti in competizione tra loro e passi da compiere prima di poter effettivamente procedere con il proprio lavoro tecnico.

Quello che la GTD fa è di costruire un framework in cui inserire le proprie mille attività, responsabilità e progetti in modo da avere sotto controllo il magma ribollente dei diversi “cappelli” che molti di noi devono indossare nella vita professionale e non solo: idee da sviluppare, documenti da scrivere, siti da controllare, progetti che procedono a singhiozzo perché attendono risposte da colleghi, clienti, fornitori. Ecco che i candidati ideali per la GTD sono quindi i manager di medio livello (quasi sempre il soggetto degli esempi di Allen), i professionisti, i consulenti che si dividono tra progetti e clienti, insomma quella generazione digitale che sempre più trasforma il mondo del lavoro. Per loro la GTD è un sistema flessibile e di aiuto nel caos quotidiano.

Nei prossimi post cercherò quindi di andare a fondo di alcuni temi. Suggerimenti e domande sono benvenuti e lo spazio commenti è aperto!

Tra il dire e il fare…

2008-12-29T08:11:08Z

Da alcuni anni dedico parte del mio tempo ad approfondire le tecniche di produttività individuale, in particolare la metodologia Getting Things Done (GTD) di David Allen, ma anche altri approcci, e le infinite tecniche di life hacking e perché no a giocare con i gadget dall'iPhone al BlackBerry. Nonostante la tecnologia ci promettesse di fare le cose più semplicemente e con meno fatica, in realtà siamo sommersi da stimoli di ogni tipo, dalla email (sempre più croce e sempre meno delizia) ai social network, a lavori che consentono di venire eseguiti in ogni momento e in ogni luogo e che per questo motivo sembrano non lasciarci mai liberi.

Ecco allora che sono nati progetti, siti, blog, tutti dedicati all'arte di perdere tempo… cercando di guadagnarne! Ma in realtà il capire i meccanismi dietro una struttura complessa è l'obiettivo fondamentale del vero appassionato, siano essi i codici del software che quelli a volte ancora più oscuri delle complicate cose di ogni giorno.

Di tutto questo vorrebbe parlare Tra il dire e il fare. Ho postato occasionalmente sul mio weblog commenti e idee, ma ho pensato ora di raccogliere il tutto in questo nuovo spazio e di dedicarci un po' più di attenzione. Soprattutto, spero che possa diventare un punto di aggregazione per i fanatici di questo tipo di conversazioni…

Benvenuti allora!