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25 Maggio 2009

Com'è la vostra routine quotidiana?

Uno dei problemi maggiori per chi lavora con progetti diversi o addirittura per clienti diversi (come capita a tanti freelance) è quello di organizzare la giornata lavorativa per non perdersi tra mille piccole cose senza completare nessuno dei task principali. La cosa diventa ancora più difficile quando non si lavora in un ufficio vero e proprio ma in mobilità, o da casa. Per non parlare di Internet con le mille distrazioni, i social network e anche i blog come questo!


Come fare a difendersi da queste distrazioni e dalla mancanza di struttura del proprio lavoro è una delle sfide principali per la produttività individuale, senza peraltro trasformare la libertà di organizzazione del lavoro (che resta un valore e molto spesso fonte di ispirazione) in una catena di montaggio moderna. Le soluzioni sono moltissime e dipendono dallo stile personale e anche dalle metodologia adottata, ad esempio la GTD lascia molto alla "improvvisazione" del momento, mentre il metodo proposto dal sistemista Thomas Limoncelli di cui parleremo presto si basa su una lista quotidiana di cose che vengono scritte la mattina e cancellate man mano che si riesce a completarle.

Oppure si può procedere per blocchi di tempo come in questa immagine: le attività più dispendiose e potenzialmente "pericolose" per la produttività vengono relegate in orari specifici in modo da non debordare a scapito del vero lavoro. Certo "Browse the Internet" per solo un quarto d'ora al giorno pare essere una costrizione terribile…

E voi, avete una tabella di marcia che vi guidi durante la giornata lavorativa? Riuscite davvero a rispettarla o siete contenti se fate una parte delle cose che vi proponevate?

47 Comments

Alessio Bragadini

Uno dei problemi maggiori per chi lavora con progetti diversi o addirittura per clienti diversi è quello di organizzare la giornata lavorativa per non perdersi tra mille piccole cose senza completare nessuno dei task principali. C’è chi si costruisce una routine quotidiana molto severa.

Giulia B.

Infatti io faccio così. Ho tutto distribuito per giorni e orari in maniera rigidissima. Altrimenti non finirei mai niente. La disciplina mi aiuta a venire incontro agli imprevisti, perché programmo tutto con vasti margini di tempo per “tamponare” problemi, modifiche o malfunzionamenti.

Lawrence Oluyede

potresti farne un post Giulia :)

Giulia B.

Oh, e il cazzeggio è previsto nel pacchetto (anche perché dal cazzeggio derivano spunti e soluzioni che altrimenti non troverei). Lawrence, dici che sarebbe utile?

blimunda

a me sarebbe utilissimo, sono la regina del perder tempo.

Federico Fasce

+1 a Lawrence, vai Giulia :D

Lawrence Oluyede

beh a me sicuramente, ma vedo che non sono l’unico a pensarlo

Giulia B.

Sì, anche io sono dispersiva, proprio per questo ho bisogno di ordine. Sapere che alle nove faccio questo, alle dieci quest’altro, il lunedì un’attività, il mercoledì un’altra. Se no, con tre committenti diversi più il libro, non ne esco viva.

laura | d.

+1 a Lawrence. sarebbe molto utile Giulia :)

Giulia B.

Da cialtrona a guru in two easy steps.

annalibera

aspetto il post con impazienza. Io ho un programma meticolosamente preparato su Outlook, che riesco a attentamente ignorare.

Lawrence Oluyede

no maccheguru, e sicuramente piu` utile conoscere come gestisci la tua vita lavorativa, mica devi pontificare :P

mschwarz

Ho provato a fare come Giulia B., ma a me non funziona. Tendo a seguire la linea di GTD per cui metti in calendario solo gli impegni davvero legati ad una data precisa, altrimenti ti crei un’agenda troppo rigida che alle 9.30 am è già saltata per aria. Ciò detto, l’approccio ‘schedulo tutto’ penso funzioni se a)Si è molto disciplinati e b)Si pianificano i tempi dandosi dei bei margini (il che peraltro mi sembra in parziale contraddizione con ‘schedulo tutto’). I miei 2 eurocent.

Lawrence Oluyede

io non sono un freelancer e ho giai miei problemi a ricordarmi le robe che devo fare, figurati se lo fossi hauahua il mio tentativo con rememberthemilk e stato disastroso, perche` tanto le cose mi vengono in mente sempre quando sono offline

Giulia B.

Non credo ci sia un sistema che funziona per tutti. Dipende dal carattere, dalla flessibilità, dal genere di attività che si svolgono. Se in un giorno devo scrivere sei post o articoli diversi, un minimo di pianificazione dei tempi la devo avere. Altrimenti mi perdo. Poi molto dipende dall’esperienza: sai che non puoi infilare più di un tot attività in un dato lasso di tempo, perché non ce la fai fisicamente e mentalmente. E per i creativi il respiro è vita.

Giulia B.

Lawrence, io infatti uso i quadernini! :)

effemmeffe

ci sono dei fantastici paolo pigna con la copertina colorata in tinta unita, arancione, giallo, blu. gli altri colori non li ho ancora comprati.

mschwarz

Lawrence: io per quello sono molto low tech: 3”x5” index cards tenute insieme da una molletta per documenti (tipo questo http://www.43folders.com/images/HipsterPDApartsouneedneed.jpg)

Federico Fasce

Marco, dove le trovi le index card? Io in italia non le ho mai viste da nessuna parte. Ne ho fatto scorta in USA, ma ho paura di usarle perché so che finiranno (oh dear)

Massimo Manca

Le index card si trovano n grosse cartolerie tipo Buffetti.

Federico Fasce

Provato, a Genova non sanno nemmeno cosa siano, sob.

mschwarz

Federico: ho ancora la scorta degli USA, che però sta finendo, per cui mi sto guardando in giro con terrore per cercarle :-)

Mucio

@Federico e @mschwarz scusate ma piegare un a4 in 4 e strapparlo, sembra troppo per farsi delle index card? :P

mschwarz

un a4 piegato in 4 è abbastanza diverso da una index card, poi bisognerebbe prendere un foglio di cartoncino del peso giusto e non un a4 di carta normale. Insomma: se proprio si deve, ci si arrangia anche, ma trovare 500 index cards già pronte a 3 euro o giù di lì sarebbe moolto meglio :-)

dario

le volete con l’angolo tondo o retto? :)

Alessio Bragadini

Federico, io le index card le ho comprate in UK e anche (pare strano ma in realtà no) a Cipro. Però le uso meno di quel che pensassi. Ci scrivo, in realtà: in una card ci stanno due paragrafi, un concetto. Pare che Nabokov le usasse sempre. :-)

Federico Fasce

Alessio: mobiliterò il Cambiassi quando le finisco, allora. Io le uso per progettare: una card, un concetto, e per altro. Sì, lo zio Nab le usava sempre per scrivere e per creare gli intrecci :)

Massimo Manca

comunque, per un certo periodo ho trafficato con il Microsoft Project, molto divertente: passavo la giornata a pianificare e poi non combinavo un cazzo. Ora i todo li piazzo nella sidebar di Google, mentre gli appuntamenti li piazzo sia in un’agendina Quo Vadis Universitaire,, che alla fine è più comoda da usare delle cose elettroniche, sia nell’agenda dell’N95, che mi fa trovare gli impegni nella schermata inizale la ma ttina e poi suona in modo congruo prima dell’appuntamento, evitandomi il problema che ionvece è tipico del cartaceo, cioè che ci scrivi ma poi non lo leggi.

annalibera

mschwarz, in Spagna le index card si trovano, in vari formati, solo bianche però. Io a GTD diedi un’occhiata, ma mi sembrava troppo complicato ed ho lasciato perdere. M’ispirava, però.

Alessio Bragadini

Io faccio il GTD, con alcune correzioni personali sulla lista delle cose da fare quotidiane. Nel blog da cui ho tratto questo post cerco di parlare di GTD e di altri sistemi di produttività. Ci vuole pazienza perché sono molto lento a scrivere. :-) C’è già comunque un’introduzione alla GTD che riconosco è un po’ onerosa all’inizio. Io credo ci siano filosofie diverse che si adattano più o meno bene al tipo di lavoro che uno fa, p.es. la GTD è ottima per chi ha un lavoro indipendente con diversi progetti che sviluppa in relativa autonomia (scrivere, realizzare) e che procedono in parallelo. Chi ha molti task piccoli può trovarsi meglio con altro.

Lawrence Oluyede

+1 per la carta. Il libro GTD ce l’ho, dovrei leggerlo

Mackley

GTD è forte…e personalizzabile anche per adeguarsi ai comuni mortali italiani…. io tengo annotazioni dei To Do in questo programmino portabile http://www.bauerapps.com/RightNote.html

mschwarz

Peraltro dire che seguo GTD è una parola grossa. L’ho letto, mi sembra abbia senso, ho preso qualcosa che mi pareva utile. Tutto lì.

Giulia B.

Ma sono solo io che uso iCal (e prima, sul PC, Firelight?)

elena chesta

annalibera bene, ne prendiamo una tonnellata. Le index card con la clip minimalista nera, mschwarz le ha sempre a portata di mano.

annalibera

ma, uhm, cosa ci fai con le index card? Io ho sempre un quadernino per prendere appunti - il problema è sempre, poi, ricordarsi di guardarli.

Alessio Bragadini

iCal è molto importante, ovvero è importante avere un calendario in cui segnare le cose da fare in una data fissa o dei veri e propri appuntamenti. Come strumentazione software io uso iCal e OmniFocus sul Mac ovvero un’agenda-calendario e un programma di todo list. Entrambe le cose possono venire sostituite dalla carta, io purtroppo ho tanti piccoli task per il lavoro che faccio e quindi non ci riuscirei (liste lunghe).

mschwarz

Scrivo informazioni al volo/cose da fare che mi vengono in mente, da un sito da vedere alla data di un incontro letto sul giornale, a qualcosa che voglio dire al collega, alle camicie da portare in lavanderia. Periodicamente (ogni 2-3 giorni) ripasso e sistemo in cose che devo/voglio fare subito, altre che finisco su Google calendar per richiamarle dopo tot tempo, altre ancora che finiscono nella categoria ‘Un giorno o l’altro’.

annalibera

mschwarz, come il mio quaderno, che però ha tanti fogli e le cose si accumulano. Interessante.

Giulia B.

Dimenticavo: faccio un uso selvaggio di Delicious per segnarmi gli argomenti di cui voglio parlare.

mschwarz

Il vantaggio delle index cards è che dopo aver sistemato le cose le butti, quindi è facile sapere se hai riguardato tutto o se ti sei perso qualcosa (che è per me il problema del quadernetto, che ho provato ma non mi funziona)

Stefano Canepa

dopo vari tentativi io tengo la lista delle cose da fare su un quadernino tascabile che scrivo con la matita o la penna stilo, ogni arrivo in ufficio riempio un foglio con le cose da fare davvero quel giorno e poi vado avanti. Tutto quello che mi viene in mente lo scrivo sul quadernino. La lista dei todo è semplice: data di inserimento, @, C:, P:

Alessio Bragadini

Stefano, il tuo metodo è molto simile a quello di cui parla Thomas Limoncelli in un libro dal titolo geekissimo “Time Management for System Administrators” ma che in realtà è molto carino. :-)

effemmeffe

Simile anche alla tecnica del pomodoro.

effemmeffe

@mschwarz: ma sul quadernetto basta rtirare una riga sulle cose finite. E, a differenza delle index cards, hai l’archivio delle cose fatte.

mschwarz

E’ anche che il mio ‘quadernetto’ era in realtà troppo grande per portarmelo in giro, mentre le index cards stanno nella tasca dei pantaloni.

annalibera

Io giro sempre con la borsa, per cui non è un problema. Il quadernetto poi spesso è un moleskine, piccolo.

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